УТВЕРЖДЕНА

приказом начальника

Управления Судебного департамента

 в Республике Мордовия

от 11 октября 2012 г. №46

 

Инструкция

по работе с обращениями и запросами граждан и организаций

в Управлении Судебного департамента в Республике Мордовия

(в редакции приказа начальника Управления Судебного департамента

в Республике Мордовия № 135 от 30 сентября 2019 г.)

 

1. Общие положения

 

1.1. Работа с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Республике Мордовия осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 8 января 1998 г. № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» и 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», а также иным федеральным законодательством, регулирующим правоотношения граждан и организаций при обращении в государственные органы и органы местного самоуправления.

1.2. В Управлении Судебного департамента в Республике Мордовия (далее - Управление) подлежат обязательному рассмотрению индивидуальные и коллективные предложения, заявления, жалобы, а также запросы граждан и организаций (далее - обращения (запросы), поступающие в письменной форме, в форме электронных документов или в форме устного обращения к должностному лицу во время личного приема, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством.

1.3. Инструкция по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении (далее - Инструкция) определяет порядок рассмотрения обращений (запросов), ведения делопроизводства по ним и осуществления личного приема граждан и представителей организаций.

1.4. Работа с обращениями (запросами) является прямой служебной обязанностью государственных гражданских служащих Управления. Принятые на работу в Управление работники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями структурных подразделений под роспись.

1.5. При рассмотрении обращений (запросов) не допускается разглашение сведений, содержащихся в них, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений направление письменного обращения или запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, предоставление запрашиваемой информации.

1.6. Информация на запрос может предоставляться в устной форме и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа.

1.7. Заместители начальника Управления, начальники отделов Управления в пределах своих полномочий обязаны обеспечить:

всестороннее и объективное рассмотрение обращений (запросов) и предоставление заявителям или пользователям информацией достоверных сведений;

соблюдение сроков и порядка рассмотрения обращений и предоставления информации;

систематический анализ обращений (запросов) для выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав граждан, организаций, а также для совершенствования работы Управления, судов и органов судейского сообщества.

1.8. Отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов Управления:

осуществляет централизованный учет обращений (запросов);

ведет контроль за своевременным исполнением обращений (запросов);

обобщает и анализирует обращения (запросы) и ежеквартально представляет соответствующие доклады начальнику Управления, а также размещает обзоры обращений на Интернет-сайте Управления;

осуществляет информационно-справочную работу, связанную с обращениями (запросами).

1.9. Управление представляет в Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации информацию о состоянии работы с обращениями (запросами) граждан отдельным разделом по установленной форме вместе с отчетом по итогам работы за год.

 

II. Порядок рассмотрения обращений

 

2.1. Ответственность за организацию исполнения обращений, соблюдение сроков их рассмотрения возлагается на начальников отделов Управления в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях (запросах) вопросов. Осуществление контроля за организацией работы по обращениям (запросам) возлагается на начальника Управления.

2.2. Прошедшие предварительную регистрацию в приемной Управления обращения передаются начальнику Управления, который передает их на рассмотрение в отделы Управления в соответствии с их компетенцией для дачи по ним поручений начальникам отделов. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым.

2.3. Обращение с поручением начальника Управления передается исполнителю не позднее следующего дня.

2.4. В соответствии с резолюцией начальника Управления исполнение обращения может быть поставлено на контроль с последующим проставлением на обращении штампа «Контроль» работником ответственным за делопроизводство в Управлении.

2.5. В соответствии с резолюцией начальника Управления Судебного департамента и его заместителей исполнение обращения может быть поставлено на контроль с последующим проставлением начальником отдела, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, на обращении штампов «Контроль. Срок исполнения», «Контроль продлен» (при необходимости), «Снято с контроля (приложение № 6 к настоящей Инструкции).

Обращение с поручением. Содержащим указание «оперативно» или пометку «К», исполняется в 10-дневный срок.

2.6. Обращение, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не снимается.

2.7. Решение о проверке обращения с выездом на место работников Управления принимается начальником Управления.

2.8. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

2.9. Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается автору с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

2.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации подлежит возврату заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.11. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий ответ заявителю.

2.12. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением об этом автора обращения, за исключением случая, когда ответ на обращение не дается.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение 5 дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

2.13. Обращение в соответствии с компетенцией Управления рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

2.14. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, связанный с рассмотрением поступившего к ним обращения, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации.

2.15. В исключительных случаях, а также в случае истребования необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов у должностных лиц других государственных органов и органов местного самоуправления начальником Управления или его заместителями может быть продлен срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.

Не позднее трех дней до истечения срока рассмотрения обращения исполнителем подается начальнику Управления материал проверки по обращению и докладная записка с указанием причин продления срока.

2.16. Сроки, предусмотренные Инструкцией, исчисляются в календарных днях со дня регистрации обращения. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

Начальником Управления или его заместителями могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращения, если того требуют интересы дела.

2.17. Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. Заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

2.18. Ответ на письменное обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, если текст не поддается прочтению. В случае если возможно прочитать почтовый адрес и фамилию автора, ему в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается о причинах оставления обращения без ответа.

2.19. В случае, если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

2.20. В случае если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, ответ на обращение не дается.

2.21.Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит докладу начальнику Управления.

2.22. В случае если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с автором по данному вопросу. О данном решении уведомляется лицо, направившее обращение.

Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме. Кроме того, на поступившее в Управление обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе, с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований пункта 1.5 Инструкции на официальном сайте Управления в сети «Интернет.

2.23. В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте Управления в сети «Интернет», гражданину, направившему обращение, в течении 7 дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

 

III. Порядок предоставления информации по запросам

 

3.1. Организация работы с запросами осуществляется в порядке, установленном пунктами 2.1-2.16 Инструкции.

Информация на запрос может предоставляться в устной форме и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа.

3.2. В запросе указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факса или адрес электронной почты, а также фамилия, имя и отчество гражданина или наименование организации, запрашивающих информацию. Анонимные запросы не рассматриваются.

3.3. В случае если запрос не относится к сфере деятельности Управления, такой запрос направляется в течение 7 дней со дня его регистрации в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации.

О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией. В случае если Управление не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе и (или) органе местного самоуправления, об этом также сообщается направившему запрос пользователю информацией в течение 7 дней со дня регистрации запроса.

3.4. Запрос подлежит рассмотрению в 30-дневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, связанный с рассмотрением поступившего к ним обращения, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации.

3.5. В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос в течение 7 дней со дня его регистрации с указанием причины такой отсрочки и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

3.6. Информация о деятельности судов, органов судейского сообщества, Управления и его отделов предоставляется в виде ответа на запрос, в котором содержится или к которому прилагается запрашиваемая информация либо в котором содержится мотивированный отказ в предоставлении указанной информации.

Ответ на запрос, поданный в электронном виде, может быть направлен в электронном виде, если в запросе не указан иной способ получения ответа.

3.7. Информация не предоставляется в случае, если:

содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию;

в запросе не указаны почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией;

запрашиваемая информация не относится к деятельности Управления;

запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

запрашиваемая информация является вмешательством в осуществление правосудия;

запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;

в запросе ставится вопрос о толковании нормы права, разъяснении ее применения или правовой оценке судебных актов, выработке правовой позиции по запросу, проведении анализа судебной практики или выполнении по запросу иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

3.8. В случае если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен.

В случае если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, Управление предоставляет запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа.

3.9. Управление вправе не предоставлять информацию по запросу, если эта информация опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети «Интернет».

В этом случае в ответе на запрос указываются наименование, дата выхода и номер средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронный адрес официального сайта, на котором размешена запрашиваемая информация.

 

IV. Делопроизводство по обращениям (запросам)

 

4.1. Делопроизводство по обращениям (запросам) ведется отдельно от других видов делопроизводства в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов Управления.

4.2. Прием, первоначальная обработка письменных обращений (запросов), поступающих в Управление по средствам факсимильной связи и доставляемых службой почтовой, фельдъегерской связи, письменных обращений (запросов) в ходе личного приема, а также обращений (запросов) в форме электронных документов через официальный интернет-сайт Управления производятся специалистами отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов.

4.3. Обращения (запросы) подлежат регистрации в день получения, но не позднее трех дней после поступления.

4.4. Регистрация обращений (запросов) ежегодно начинается с номера 1.

Не допускается перерегистрация обращений (запросов), не рассмотренных в истекшем году, с последующим присвоением порядкового номера текущего года.

4.5. Регистрация обращений (запросов) осуществляется в хронологическом порядке в подсистеме «Документооборот и обращения граждан» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» (далее - подсистема).

4.6. Формой регистрации является электронная учетная карточка подсистемы, в которую вводятся реквизиты обращений (запросов).

На коллективное обращение (запрос) электронная учетная карточка заполняется по фамилии первого заявителя; на обращение (запрос) организаций - по фамилии представителя организации или наименованию организации.

4.7. Обращение (запрос), поступившее с сопроводительным документом государственного органа, органа местного самоуправления, учитывается по фамилии заявителя с указанием реквизитов сопроводительного документа.

4.8. При регистрации обращения (запроса) на оборотной стороне последнего листа обращения (запроса) или на свободном от текста месте проставляется штамп Управления (приложение № 1), на котором указываются регистрационный номер, дата поступления и количество листов. Если обращение (запрос) поступило с сопроводительным документом, то штамп с реквизитами проставляется на сопроводительном письме.

4.9. Входящий регистрационный номер присваивается обращениям (запросам) граждан и сохраняется при регистрации ответа (уведомления, письма) на обращение (запрос). В ходе рассмотрения обращения (запроса) вся переписка по нему, в том числе при движении обращения (запроса) внутри Управления, осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения.

4.10. Обращения (запросы) от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения его предыдущего обращения (запроса), считаются первичными и подлежат приобщению к ранее поступившим материалам.

Срок рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения (запроса). При этом в ответе обязательна ссылка на все поступившие обращения (запросы) и адресаты (если они имеются).

4.11. Повторными считаются обращения (запросы), поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если:

заявитель или пользователь информацией не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению (запросу);

со времени подачи первого обращения (запроса) истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю или пользователю информацией не дан.

4.12. Повторное обращение (запрос) регистрируется так же, как первичное, с отметкой о повторности в подсистеме.

4.13. После регистрации обращение (запрос) в тот же день передается на

доклад начальнику Управления.

4.14. Если в соответствии с поручением начальника Управления обращение (запрос) подлежит рассмотрению в нескольких отделах Управления, то подлинник обращения (запроса) передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, а его копия - соисполнителям.

Решение, принятое по такому обращению или запросу, должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за своевременность и достоверность использованной при подготовке ответа информации.

4.16. Передача зарегистрированных обращений (запросов) в другие отделы осуществляется через работника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов, на которого возложены обязанности по регистрации и учету обращений под роспись. В отделах Управления обращения и запросы учитываются с сохранением регистрационного номера.

4.17. Обращение (запрос), переданное в отделы Управления ошибочно, возвращается в тот же день в отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов.

4.18. Передача обращения (запроса) из одного отдела в другой, минуя отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов, не допускается. Обращение (запрос) передается с соответствующей отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке.

4.19. Руководитель отдела Управления обеспечивает оперативное рассмотрение обращения (запроса), доведение его до исполнителя с поручением в форме резолюции. Резолюция включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, при необходимости отметку о постановке обращения (запроса) на контроль.

Запрещается на тексте обращения (запроса) делать какие-либо записи. Допускается с помощью маркера выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания в ходе рассмотрения обращения (запроса).

4.20. При исполнении обращения (запроса) ответ готовится на официальном бланке Управления за подписью начальника Управления.

Если обращение (запрос) поступило в Управление из государственного органа, органа местного самоуправления, то текст ответа должен содержать ссылку на наименование этого органа.

4.21.Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

4.22. Ответ на обращение (запрос) двух и более лиц направляется на фамилию первого подписавшего лица, если не оговорено конкретное лицо, с просьбой сообщить о результатах рассмотрения другим авторам. В отдельных случаях ответ направляется каждому из подписавших обращение (запрос).

На коллективное обращение (запрос) работников организаций ответ направляется их руководителю с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся подчиненным работникам, если это не противоречит законодательству Российской Федерации.

4.23. Ответы на обращения (запросы) подлежат регистрации в журнале учета исходящих документов Управления. В зависимости от содержания обращения (запроса) к ответу могут прилагаться документы. Копия ответа на обращение (запрос) вместе с приложенными документами остается в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов.

Представляемые начальнику Управления и его заместителям проекты ответов должны иметь необходимые визы: исполнителя, руководителя отдела, соисполнителей.

4.24. Порядок оформления реквизитов и их расположения на бланках писем установлен Инструкцией по делопроизводству в Управлении Судебного департамента в Республике Мордовия.

4.25. В случаях, когда ответ не направляется, ответственный исполнитель составляет справку с изложением причины для снятия обращения с учета.

Обращение снимается с учета после согласования результатов рассмотрения обращения начальником Управления.

4.26. Материалы исполненного обращения (запроса) с ответом передаются специалисту ответственному за делопроизводство в Управлении для последующей отправки адресатам.

Законченные делопроизводством оригиналы обращений (запросов) хранятся в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов в деле согласно номенклатуре дел Управления со вторыми экземплярами ответов на них в течение 5 лет. По истечению срока хранения они подлежат уничтожению (за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством).

4.27. Об утере обращения (запроса) или документов по нему исполнитель сообщает руководителю отдела, заместителю начальника Управления и в отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов. В этом случае заместитель начальника Управления назначает служебную проверку и о результатах докладывает начальнику Управления. Материалы проверки передаются в отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов.

4.28. Пакеты, в которые были вложены письменные обращения (запросы), приобщаются к материалам дела в тех случаях, когда только по ним можно установить почтовый адрес отправителя, даты отправки и получения обращения (запроса).

4.29. По письменной просьбе заявителя он может быть ознакомлен с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения и находящимися в распоряжении Управления.

Ознакомление заявителя с интересующими его документами и материалами производится начальником отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов.

По письменной просьбе заявителя ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в Управление из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа (уведомления) о результатах рассмотрения его обращения в Управлении, если указанные письменные ответы не были получены заявителем по не зависящим от него обстоятельствам.

Выдача заявителю копии истребуемого им документа осуществляется начальником отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов, информация об этом вводится в подсистему.

 

V. Особенности работы с обращением (запросом) в форме электронного сообщения

 

5.1. Управление обеспечивает возможность направления обращения (запроса) в форме электронного сообщения через официальный сайт Управления в сети «Интернет» (далее - электронное сообщение).

5.2. Обращение (запрос) должно содержать реквизиты, необходимые для его рассмотрения и направления ответа (приложение № 5 к настоящей инструкции). В случае незаполнения сведений об авторе (фамилия, имя автора, наименование организации, если обращается представитель организации; адрес, по которому должен направить ответ) и текста обращения (запроса) отправитель информируется о невозможности принять обращение (запрос).

5.3. Управление сохраняет за собой право в установленном порядке уточнить достоверность информации об отправителе, а также уточнить содержание обращения (запроса).

5.4. Информация о персональных данных авторов обращений (запросов) хранится и обрабатывается с соблюдением законодательства Российской Федерации о персональных данных.

5.5. С учетом возможностей программно-технического обеспечения сайта размер обращения (запроса) в форме электронного сообщения не может превышать 5 тысяч символов.

Гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме (для вложения допустимы следующие форматы файлов: txt, doc, rtf, xls, pdf, jpg, bmp, tif, gis) либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

5.6. Обращение (запрос), поступившее в форме электронного документа, распечатывается, и дальнейшая работа с ним осуществляется в порядке, установленном Инструкцией.

5.7. Основанием для отказа в рассмотрении электронного обращения (запроса), помимо оснований, указанных в разделах 2-3 Инструкции, также может являться:

указание автором недействительных сведений о себе и (или) адреса для ответа;

поступление дубликата уже принятого электронного обращения (запроса);

некорректность содержания электронного обращения (запроса).

5.8. Исключен.

 

VI. Личный прием

 

6.1. Прием осуществляется в целях оперативного рассмотрения обращений (запросов), относящихся к компетенции Управления.

6.2. Личный прием граждан и представителей организаций проводится начальником Управления и его заместителями, специалистами отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов.

6.3. Прием осуществляется:

- начальником Управления во вторник с 9 до 12 часов;

- заместителем начальника Управления по организационно-правовым вопросам в понедельник с 9 до 12 часов;

- заместителем начальника Управления – начальником отдела капитального строительства и эксплуатации зданий в четверг с 9 до 12 часов;

- заместителем начальника Управления – главным бухгалтером в среду с 9 до 12 часов.

- специалистами отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов ежедневно в течение рабочего времени.

6.4. Прием ведется в порядке очередности.

При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность.

6.5. Основными сведениями, подлежащими учету при приеме, являются:

дата и время приема;

фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, реквизиты документа, удостоверяющего его личность;

краткое содержание обращения (запроса);

фамилия должностных лиц, осуществляющих прием;

сведения о результатах приема.

Эти сведения заносятся в журнал учета приема граждан и представителей организаций в Управлении Судебного департамента в Республике Мордовия (приложения №2, №3) и алфавитно-учетную карточку личного приема (приложение № 4).

Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

6.6. В случае если в обращении (запросе) содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, заявителю разъясняется, куда и в каком порядке следует обратиться.

6.7. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается отметка в учетной форме. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в порядке, предусмотренном Инструкцией.

6.8. Письменное обращение (запрос), полученное в ходе личного приема, подлежит регистрации в подсистеме «Документооборот и обращения граждан» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие».

6.11. В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения (запроса), если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, предоставлена запрашиваемая информация.

6.12. В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении заявителя отражается в учетной форме личного приема.

 

VII. Ответственность

 

Нарушение установленного Инструкцией порядка работы с обращениями (запросами) и приема граждан и представителей организаций, сроков рассмотрения обращений (запросов) или принятие по ним необоснованных, неправомерных решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут ответственность виновных государственных гражданских служащих в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».